Projektassistenz klingt nach Kalenderpflege. Bei uns ist es mehr. Bis März 2028 nehmen wir unseren gesamten Auftragsweg auseinander und setzen ihn neu zusammen: von der Anfrage über Angebot, Disposition und Einsatz bis zur Rechnung. Digital, weitgehend automatisiert, an mehreren Stellen KI-gestützt. Für dieses Programm suchen wir eine erfahrene Projektassistenz, die das Programmbüro führt, die Projektleitung spürbar entlastet und vom ersten Tag an selbstständig arbeitet.
Ihre Aufgaben
- Sie führen das Programmbüro: Projektplan, Termine, Maßnahmenliste und Ablage. Sie wissen jederzeit, was offen ist und wer daran arbeitet.
- Sie bereiten die Sitzungen des Lenkungskreises und die Arbeitstermine vor und nach – von der Agenda über die Unterlagen bis zum Protokoll.
- Sie halten Maßnahmen und Termine nach und haken nach, bevor etwas liegen bleibt.
- Sie erstellen Berichte, Auswertungen und Präsentationen aus dem Programm – klar, verständlich und pünktlich.
- Sie unterstützen bei der Aufnahme und Dokumentation von Prozessen dort, wo sie stattfinden: in der Disposition, in der Werkstatt, in der Abrechnung und an unseren Standorten.
- Sie betreuen die Werkzeuge des Programms – Aufgabenplanung, gemeinsame Ablage, Vorlagen – und richten sie bei Bedarf selbst ein.
- Sie sind Anlaufstelle für alle Beteiligten und halten die Abstimmung zwischen Projektleitung, Fachbereichen und externer Begleitung zusammen.
Ihr Profil
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Projektassistenz, in einem Projekt- oder Programmbüro oder in einer vergleichbaren Rolle. Dies ist keine Einstiegsposition: Sie arbeiten sich schnell ein und legen ohne lange Anlaufzeit los.
- Erfahrung im Prozessmanagement – in der Aufnahme, Modellierung und Dokumentation von Prozessen – und mit den entsprechenden Werkzeugen ist von großem Vorteil.
- Sie sind technisch sicher in den gängigen Werkzeugen: Microsoft 365 mit Excel, PowerPoint, Word, Teams und SharePoint beherrschen Sie auf fortgeschrittenem Niveau. Erfahrung mit Projekt- und Prozesswerkzeugen ist ein großes Plus.
- Sie nutzen digitale und KI-gestützte Werkzeuge selbstverständlich und probieren Neues aus, statt auf eine Schulung zu warten.
- Struktur und Hartnäckigkeit: Sie halten Termine nach, ohne dass jemand Sie darum bittet.
- Sie sprechen mit Menschen in der Werkstatt genauso selbstverständlich wie mit der Geschäftsführung.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit entsprechender Berufserfahrung; Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil.
- Reisebereitschaft innerhalb von Deutschland.
Auf einen Blick
- Einsatzort: Forstinning bei München, mit Terminen an unseren Standorten – kein Homeoffice
- Arbeitszeit: 37,5 Stunden pro Woche
- Urlaub: 30 Tage
- Gehalt: 55.000 bis 60.000 Euro brutto im Jahr, abhängig von Ihrer Erfahrung
- Vertrag: befristet bis ca. März 2028 bzw. für die Dauer des Programms
- Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
- Zusammenarbeit: operative Projektleitung, Geschäftsführung, externe Methodikbegleitung
Was wir Ihnen bieten
- Eine Aufgabe mit Überblick. Sie erleben ein vollständiges Veränderungsprogramm von innen – mit Zugang zu allen Bereichen und einem Auftrag, der von der Geschäftsführung und vom Beirat getragen wird.
- Ehrlichkeit zur Befristung. Die Stelle endet mit dem Programm im März 2028, weil die Aufgaben danach in unserer Linie weitergeführt werden. Was Sie mitnehmen, ist ein Programm, das Sie von innen getragen haben. Eine Anschlussperspektive bei uns schließen wir nicht aus; versprechen können wir sie heute nicht.
- Lernen am echten Fall. Sie arbeiten eng mit einer externen Methodikbegleitung zusammen und erleben Prozessmanagement aus erster Hand – nicht aus dem Lehrbuch.
- Kurze Wege und echte Entscheidungen. Sie arbeiten unmittelbar mit der operativen Projektleitung und der Geschäftsführung. Was ansteht, wird entschieden – nicht vertagt.
- Ein Unternehmen, das die Sache ernst meint. Das Programm ist beschlossen, budgetiert und wird monatlich von einem Lenkungskreis unter Beteiligung des Beirats gesteuert. Sie kommen nicht in eine Absichtserklärung.
- Vor Ort statt Homeoffice – und wir sagen Ihnen warum. Ein Programm hält man zusammen, indem man da ist. Diese Aufgabe lebt davon, dass Sie im Haus und an den Standorten ansprechbar sind.
Sie erfüllen nicht jeden Punkt? Bewerben Sie sich trotzdem. Wenn Sie Erfahrung mitbringen und gleich loslegen wollen, zählt das mehr als jedes Häkchen.
Klingt nach Ihnen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – gerne kurz und formlos. Ein Anschreiben brauchen wir nicht, wenn uns Ihr Lebenslauf und vor allem ein paar Sätze zu Ihrer Motivation erreichen.
