Chefsekretärin (m/w/d)

Ihre neue Wirkungsstätte - die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin:

Mit 50 Betten zählt unsere Klinik zu den größten Kinderkliniken Thüringens. Im Mittelpunkt steht bei uns immer das Wohl der jungen Patientinnen und Patienten. Wir verbinden hochspezialisierte Diagnostik und Therapie mit einer Kultur der Fürsorge, Menschlichkeit und interdisziplinären Zusammenarbeit.
Ein engagiertes Team aus Ärztinnen und Ärzten, Pflegekräften, Therapeutinnen, Sozialpädagoginnen, Psychologinnen und Logopädinnen arbeitet täglich Hand in Hand – professionell, respektvoll und unterstützend.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eine zentrale Rolle als organisatorische Stütze der Klinikleitung und erste Ansprechperson im Chefsekretariat. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

Organisation & Koordination

• Selbstständige Organisation des Chefsekretariats mit Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Terminverwaltung, Wiedervorlagen und zuverlässige Fristenüberwachung
• Vorbereitung von Gesprächen und Besprechungen (inkl. Unterlagenbereitstellung)
• Organisation und Begleitung von Famulaturen, Hospitationen und Besuchergruppen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ärztinnen/Ärzten, Verwaltung, Pflege und externen Partnern
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Patient*innen und Angehörigen
• Professioneller Empfang und Bewirtung von Gästen

Dokumentation & Verwaltung

• Erstellung und Korrektur medizinischer Briefe, Berichte und Befunde
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung
• Führen und Überwachen verschiedener Kontroll- und Dokumentationslisten
• Bearbeitung von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Ihr Profil:

Sie bringen die fachliche Kompetenz und die persönliche Souveränität mit, um das Sekretariat der Klinikleitung zuverlässig, diskret und verantwortungsvoll zu führen.

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau (m/w/d) oder gleichwertiger kaufmännischer Abschluss
• Professionelles, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Bürokommunikation (Intranet, Internet, Scanner, Telefonanlage etc.)
• Kenntnisse in ORBIS sind von Vorteil
• Sehr gute Beherrschung medizinischer Nomenklatur

Wir bieten Ihnen:

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen, verantwortungsvollen Aufgaben
• Sehr gute interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstfahrrad-Leasing und attraktive Gesundheitsangebote
• Arbeitsvertrag nach AVR Diakonie Mitteldeutschland
• Kinderzulage und Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge über die Evangelische Zusatzversorgungskasse (EZVK)